Infosüsteemid, raamatupidamisarvestus ja aruanded euro tulekul

Infosüsteemid

Euro kasutuselevõtt mõjutab kõiki IT-süsteeme, mis töötlevad rahaga seotud numbreid. Näiteks arvete koostamise, palgaarvestuse, juhtimisteabe ja piletimüügi süsteeme, hangetega seotud tarkvara, laovarude arvepidamise rakendusi. Teatud lahenduste puhul kuuluvad siia ka kassaaparaadid ja terminalid müügipunktides ning erinevatele mobiilseadmetele ja käsiterminalidele loodud rakendused.

Kuidas tagada seda, et pärast 1. jaanuari 2011 ei jääks ettevõtetel arved väljastamata, klientidelt raha vastu võtmata (eriti kui näiteks arve on väljastatud kroonides, aga soovitakse maksta juba eurodes)? Eeskätt jaemüüjatele põhjustab palju probleeme paralleelkäibe periood, mil kroon ja euro on sularahas võrdväärsed maksevahendid – kauplustes saab maksta nii kroonides kui eurodes, vahetusraha antakse üldjuhul tagasi eurodes.

Esimene eurole üleminekuga seotud tähtaeg ei ole enam kaugel: kuus kuud enne ja pärast €-päeva on jaekaupmehed kohustatud müügikohas käsitsi või trükitehniliselt avaldatud hinnad avaldama nii kroonides kui eurodes.

IT-süsteemide eurole üleminek võib paljude ettevõtete jaoks olla üsna ressursimahukas projekt, aga kuna 2010. aasta eelarved on ettevõtetel juba kinnitatud, siis tasub loota, et vastavad kulutused on planeeritud. Kui IT-süsteemide kohandamine õnnestub teha muudel põhjustel tehtava ulatusliku IT-projekti osana, võib ettevõtja kulusid kokku hoida.

Iga ettevõte peaks määrama projektijuhi, kes on vastutav ettevõtte IT-süsteemide eurole ülemineku projekti eest. Suuremates ettevõtetes jaguneb see projekt ilmselt veel paljudeks alamprojektideks. Ettevalmistust tuleks alustada kõigepealt erinevate IT-süsteemide kaardistustest, mida eurole üleminek puudutab.

Ära ei tohi unustada sealhulgas ka suurematest infosüsteemidest eraldiseisvaid, kuid igapäevaselt tähtsaid abivahendeid – sageli on raha väljendavaid numbreid kirjutatud konstandina sisse just Microsoft Office'i põhiste lahenduste tabelitesse ning makrodesse. Kaardistuste käigus selgub tihti ettevõtte juhtidele endalegi üllatusena, kui suures koguses erinevaid Exceli tabeleid ning Accessi andmebaase tegelikult kasutuses on.

Üsna tavaline on, et paljude kasutatavate tarkvarapakettidega kaasnevad nende hoolduslepingud, mis muuhulgas sisaldavad tasuta tarkvara täiendusi. Kui kaardistused tehtud, tuleb analüüsida, mil viisil süsteemid eurole üle viia saab ning milliseid kulutusi teha tuleb. Selles faasis on kasulik võtta ühendust süsteemide tarnijatega ja vajadusel tarkvaraarendajatega.

Välise teenusepakkuja kasutamise korral tuleb ettevõtjal veenduda, et teenusepakkujal on eurole üleminekule eelnevatel kiiretel päevadel just tema jaoks aega. Lisaks võib suurenenud nõudlus tõsta vastavate teenuste hinda. Varase ja läbimõeldud käitumise korral on võimalik taolisi probleeme vältida.

Eurole üleminekuks vajalike muudatuste planeerimisel on hea teada, et erinevate uuringute ja rahvusvahelise statistika kohaselt:

üle 30% suurtest IT-projektidest suletakse enne lõpetamist,üle 70% projektidest ei suuda täita neile pandud ootusi,üle 66% suurtest IT-projektidest ületavad oluliselt algset eelarvet,üle 84% ei saa valmis tähtaegselt.

Eurole ülemineku projekti puhul aga fikseeritud tähtaega (eelduslikult 1. jaanuar 2011) ületada ei saa.

Raamatupidamisarvestus ja aruanded

Nagu muudes aspektides, toimub ka raamatupidamisarvestuses 1. jaanuaril 2011 nn järsk üleminek eurole - st kroonipõhine arvestus muutub europõhiseks. See tähendab seda, et 31. detsembril 2010. lõppeva majandusaasta kohta koostatakse aruanne endiselt veel kroonides, kuid 1. jaanuaril 2011 koostatakse üleminekubilanss, kus kõik saldod arvestatakse ümber eurodesse. Antud üleminekubilanss vormistatakse raamatupidamisõiendina ning see peab vastama raamatupidamise seaduse §7 "Algdokument" lõikes 3 kehtestatud nõuetele.

Kindlasti on kasulik teada, et need aruanded, mille bilansikuupäev on pärast €-päeva, koostatakse ja esitatakse eurodes, kusjuures aruandeperioodile eelneva perioodi võrdlusandmete ümberarvestamisel kroonidest eurodesse lähtutakse Euroopa Liidu Nõukogu määruses kinnitatud valuutakursist.

Selleks, et kogu protsess oleks kõigile ühiselt arusaadav ning samadel alustel läbiviidav, töötas Raamatupidamise Toimkond välja RTJ 18 "Euro kasutuselevõtt" eelnõu. Üldine põhimõte on, et omakapitali kirjete ümberarvestusest tekkivad jäägid kajastatakse omakapitalis jaotamata kasumi kirjel ning muude kirjete ümberarvestusest tekkivad jäägid vastava perioodi kasumi­aruandes, tuludes-kuludes. RTJ eelnõuga saab tutvuda toimkonna veebilehel.

Siret Maremäe, vanemkonsultant, AS Deloitte Audit Eesti