Kust tulevad andmed ja kuhu kaob teave

Teave, info, dokumendid, andmed, andmevara, teabevara, inforessurss – kõik need sõnad tähistavad ettevõtte tegevuse käigus tekkivat teadmist, mida saab hoida ja uuesti kasutada. Teave võib olla talletatud paberile, faili või infosüsteemi. Samuti võib see olla joonistatud, pildistatud, filmitud, helina salvestatud või muul moel jäädvustatud.

Vastutustundlik ettevõtlus on ressursitõhus, jätkusuutlik, aus ja läbipaistev – see on ühiskondlik kokkulepe ja ootus. Vastutustundlik ettevõtja suhtub teabe haldamisse sama tõsiselt kui näiteks raamatupidamiskohustusse. Mitmete dokumentide säilitamine ning andmete kasutamine on seadustega reguleeritud. Kuidas aga tegeleda teabega, mille kohta regulatsioonid puuduvad? Kohustusi on selletagi palju ja ega neid dokumente eriti tekigi…

Paar aastat tagasi saatis Rahvusarhiiv ettevõtjatele küsimustiku, mis näitas, et rohkem kui pooltes mikroettevõtetes ja igas neljandas väikeettevõttes ei tegeleta teadlikult teabe haldamisega. Reaalsuses on aga teave ikkagi olemas – failikataloogides ja ärisüsteemides ning ka paberdokumente on veel peaaegu kõigil.

Teabest saab ülevaadet pidada iga väiksemgi ettevõte ka dokumendi- või andmehalduri abita. See võib olla lihtne ja ülevaatlik, kuid päris ilma ei saa. Täpselt nagu kuupäeva, asukoha või inimeste järgi korrastamata ja kirjeldamata fotode failikataloog on praktiliselt kasutamatu – mida rohkem fotosid, seda hullem. Kui ettevõttel on inforessursist selge ülevaade, saab keskenduda täielikult põhilisele – uute väärtuste efektiivsele loomisele ja arendamisele. Vastutustundlik ettevõtja astub regulatsioonidest sammu edasi, kuna see on õige ja kasulik.

Kui ettevõte tegutseb, siis tekib ka teave. Paljud ettevõtted kasutavad dokumendihaldussüsteeme, väiksematele piisab ka failikataloogidest. Nendes hoitakse „päris“ dokumente – näiteks käskkirju ja lepinguid, harvem ka protokolle, memosid juba pigem mitte.

Aja möödudes on aga hakanud juhtuma nii, et käskkirjade asemele tulevad töövood ärisüsteemidesse ning protokollide ja memode asemel andmed infosüsteemidesse, muude andmete juurde. Info liigub dokumentidest välja ja sageli kaob ka ülevaade. Samas peab teave ise jääma alles ka siis, kui rakendused vahetuvad või platvormid uuenevad – andmed ei hakka otsast peale. Eriti oluliseks on teabe ja andmete järjepidevus muutunud seoses ettevõtete digipöördega. Töövoogude, teenuste ja protsesside digitaliseerimine kujuneb aina rohkem edukuse või lausa ellujäämise määrajaks. Automatiseerida ei saa aga ilma andmeteta – teave peab jõudma töötajate peadest ja arvutitest ühiskasutatavasse (digi)ruumi ning olema kirjeldatud. Kui andmed pole kirjeldatud, pole neid sama hästi kui olemas.

Heade juhtimisotsuste tegemiseks on vaja kvaliteetset infot. Näiteks on andmeid, mille puudumine (näiteks laovarude seis) tekitab kiire ja akuutse probleemi või lausa kahjumi. Samuti aitavad kliendiandmed CRM-süsteemides otsustada, kuidas paremat teenust pakkuda ja kliente hoida. Ka digiturunduses tekib rohkelt andmeid, mida sageli ära ei kasutata, kuid mis aitaksid hinnata investeeringute tasuvust või neid paremini planeerida. Korrastatud teave võimaldab analüüsida ettevõtte toimimist ja ennustada erinevate otsuste mõju. Et mitte loota juhusele ja heale õnnele, võib heade juhtimisotsuste tegemisel olla sisendiks kogu ettevõttes kasutada olev info – varasemad otsused, mõõdikud, tulemused, aruanded, lepingud, projektid, riskid, eelarve täitmine ja muu parasjagu kohane. Ainuüksi teabe olemasolust aga ei piisa – andmed peavad olema asja- ja ajakohased, kirjeldatud ning kättesaadavad. Kiire ja tõhus ligipääs juhtimisinfole on aina olulisemaks muutunud just kaugtöö ajastul, kui turuolukorrale on vaja reageerida distantsilt.

Ettevõtte infovara bilanssi panna ei saa, kuid hästi hallatud teave aitab siiski tulu suurendada ja kulusid vähendada. Paraku kipub häda olema selles, et kehv teabehaldus ei anna endast märku enne, kui probleem on juba akuutne. Näiteks isikuandmeid võib koguda ainult äriliselt sihipäraseks kasutamiseks, mitte niisama ja igaks juhuks. Sarnast lähenemist on mõistlik rakendada kogu teabele – igaks juhuks hoidmine on pigem tüli, kulu ja digiprügi. Ülevaade päriselt vajalikust teabest aitab ressursse kokku hoida.

Kui andmed pole hoitud ja riskid hallatud, siis võib teave kaduda, lekkida või kustuda ning seda ei saa endale lubada ükski ettevõte. IT-st on saanud ettevõtete mootor ning küberintsident võib olulisel või ka lõplikul määral äritegevust halvata – küberohtu peetakse tihti suurimaks äririskiks. Mida rohkem äri digitaliseerub, seda kõikehõlmavamaks muutuvad ka ohud. Andmed võivad kaduda erineval moel, olgu selleks tõusvas trendis andmevargused ja lunavararünnakud, tehnilised rikked, turvaaukudega pilved või inimlikud eksitused „delete“ klahvil. Ärikriitilisi andmeid, mille kaotamine paneks tootmise seisma või jätaks kliendid tellimustest ilma, tuleb läbimõeldult varundada. Isikuandmete lekkimine toob aga kaasa mainekahju, usaldusväärsuse kaotamise, ajakulu, halvemal juhul trahvi ning põhjustada kahju ka äripartneritele ja klientidele.

Teabe väärtus on mitmetahuline. Lisaks praktilisele väärtusele on teabel ka info- ja ajalooline väärtus. Selleks, et tulevikus uurida, kuidas muutis ühiskonda turumajanduse taastamine 1990ndatel, kuidas mõjutas majandust digipööre, rohepööre, põxit või erinevad kriisid, ei piisa riigiasutustes tekkinud teabest. Mida suurema ühiskondliku mõjuga on ettevõtte tegevus, seda väärtuslikum on ühiskonna jaoks selle käigus tekkinud teave. Lisaks majandusajaloole talletab korrastatud teave ettevõtte mälu, identiteeti ja brändide kujunemist. Pikema ajalooga ettevõtted kasutavad seda nii turunduses kui värbamisel alati ära, kuna lisab ettevõttele usaldusväärsust. Pangalaenu ajaloo eest ei saa, kuid kliendibaasi suurendada küll.

Loetlege äritegevuse käigus tekkiv teave terviklikult olenemata asukohast, kandjast (paber või digitaalne), konfidentsiaalsusest, ajutisest või suuremast väärtusest. Ülevaate loomise sisend tuleb töötajatelt või juhtidelt, olenevalt ettevõtte suurusest.

Jagage teave valdkondade, tööprotsesside või rakenduste kaupa. Selle käigus võib teavet loetelusse juurde lisada.

Märkige, kas info asub seadmetes, pilves, teenusepakkuja juures, kiirköitjas või kaustikus. Teave asub ka ärisüsteemides ja rakendustes, mis andmeid hoiavad ja kasutavad. Võib selguda, et osa teabest on dubleeritud ning tekib võimalusi optimeerimiseks.

On säilitustähtaegu, mis tulevad seadustest, teised olenevad ettevõtte vajadustest. Näiteks tohib isikuandmeid säilitada ainult reaalse vajaduse lõppemiseni. Pikaajalist säilitamist ja teabe hävitamist tuleb planeerida, eriti tundlike andmete puhul, ning korralik ülevaade on selleks parim praktika. Võib selguda ka vajadus varukoopiate loomiseks või tuleb üle vaadata failivormingute jätkusuutlikkus.

Ülevaate koostamise eesmärk on andmete tõhus haldamine, kõrvalsaadusteks aga paremini informeeritud juhtimisotsused ja efektiivsemad tööprotsessid. Standardite põhjal koostatud mahukate juhendi koostamine on mõttetu, kui see jääb tolmu koguma või kaob siseveebi sügavustesse. Otstarbekam on alustada lihtsast ülevaatest, mida igal töötajal on mugav kasutada. Töö käigus kujuneb selge pilt, millised andmed on ärikriitilised ning kas ettevõte vajab nende haldamisel lisategevusi. Suurematel ettevõtetel on põhjust kasutada teenuseid või värvata spetsialiste, väiksemad saavad vajalikuga ka ise hakkama.