Rakendus lahendab mikroettevõtte aastaaruande mured

„Rakendus nimega ANN ehk minuaastaaruanne.ee on tööriist mikroettevõtetele, et nad saaksid ise koostada oma majandusaasta aruande ning rõhk on sõnal ise,“ selgitas IamANN OÜ asutaja Grete Michelson. „Selleks oleme koostanud hästi lihtsa ja kasutajale arusaadava süsteemi, et klient teaks, millist infot tuleb koguda ning mida peab ja mida ei pea aastaaruandesse lisama. Inimene, kellel pole raamatupidamise teadmisi, saab nüüd ise aruande kokku panna. Me Eestis küll reklaamime, et kui lihtne on ettevõtteid luua ja alustada tegevust, kuid aruandluse poolelt oleme jätnud mikroettevõtted üksi. See on suur leevendus neile ettevõtetele, kelle majandustegevus on vähene või puudub sootuks, kuid aastaaruande peavad siiski kõik esitama,“ kinnitas ta.

Michelson, kes on raamatupidamise valdkonnas töötanud rohkem kui kümme aastat ja ise teinud väga palju aastaaruandeid tunnistas, et lahenduse idee mõlkus pikalt mõtetes. „Kui varasemalt koostasin ise mikroettevõtetele aruandeid, siis need valmisid kiiresti ja olid heaks sissetuleku allikaks. Ma siiski kogu aeg mõtlesin, et sellise aruande kokkupanemine oleks jõukohane igale ettevõtjale. Koostöös Mindworks Industries kogenud tiimiga hakkasime toodet arendama ja saime ka EAS-ist Reaalmajanduse andmepõhise aruandluse prototüübi arendamise toetuse. Ühendasime minu raamatupidamisalased ning Mindworks Industries IT arenduse teadmised ning sündiski minuaastaaruanne.ee tööriist,“ on Michelson rahul.

Ta lisas selgituseks, et rakenduse kasutamisel loetakse mikroettevõtteks ettevõte, kus on üks osanik, kes on ka juhatuse liige. „See on esimeseks kriteeriumiks. Küll on olemas väike erisus, et mikroaruande saavad esitada esimesel kahel aastal ka rohkemate osanikega ettevõtted. Seda tingimusel, et muud näitajad vastavad mikroettevõtte tingimustele ehk käive on väiksem kui 50 000 eurot ja bilansimaht ehk varad on kuni 170 000 eurot. Need on esmased tingimused. Mida minuaastaaruanne.ee rakendus veel täna ei toeta, on käibemaksu arvestust ja töötasusid.“

ANNi tööpõhimõte on lihtsalt öeldult järgmine: klient sisestab minuaastaaruanne.ee lehel enda ettevõtte otsingusse ning süsteem teeb otse Äriregistrist andmepäringu. Äriregistri keskkonnas on näha, kas ettevõttel on majandusaasta aruanne esitamata ning mis perioodide kohta. Seejärel genereerib süsteem kontrollküsimused, et välja selgitada ANNi sobivus ettevõttele − kas käive jäi ikka alla 50 000 euro ja ega ettevõte pole käibemaksukohuslane. Kui need välistused on tehtud, saab klient olla kindel, et toode talle sobib ning saab teha järgmise sammu, milleks on pangakonto üles laadimine. Juhul, kui pangakontot ei ole, on veelgi lihtsam, saab kohe süsteemis edasi liikuda. Igal juhul sobib minuaastaaruanne.ee tööriist ka nendele ettevõtetele, kellel pangakonto puudub, äritegevust pole toimunud või on tehtud arveldusi sularahas.

„Tööriista loogika on selline, et aastaaruande koostamist alustab klient pangakonto väljavõtte süsteemi laadimisega. Seejärel tuleb kasutajal hakata süsteemis täpsustama pangakontol toimunud tehinguid. Näiteks kui on raha tulnud sisse, siis kas on tegu müügiarve laekumisega või on raha pandud panka vms,“ selgitas Michelson. Ta lisas, et nende tüüpiline kliendi majandusaruanne on keskmiselt ühe A4 pikkusega aga neil on ka kliente, kelle majandusaasta aruanded on palju pikemad ja ka nemad saavad selle koostamisega kenasti hakkama.

Seejärel saab minna järgmise etapi juurde, milleks on kontrollküsimused, et tuvastada, kas klient on kõik oma andmed sisestanud. Paljudel juhtudel ei tule kliendid selle peale, et mõnda infot aruandesse lisada. Selleks ongi abistavad lisaküsimused; ega kliendil pole sellist arvet, mis on küll väljastatud aga mille laekumist veel pole või mõni ostuarve, mis on veel tasumata.

„Eestis on täna palju firmasid, mis on loodud ainult investeeringutega tegelemiseks, nende klientide tarbeks oleme loonud rakendusse investeeringu- ja põhivara mooduli, mille abil nad saavad aruandes määrata investeeringute turuväärtust. Kui need tegevused on tehtud, siis ANN genereerib aastaaruande koos kohustuslike lisadega, milleks on: bilanss, kasumiaruanne, seotud osapoolte info arvestuspõhimõtted, tööjõukulud,“ selgitas Michelson. „Kliendil jääb nüüd üle valminud aastaaruanne Äriregistrisse üles laadida. Kuna meie lubadust on, et tegu on kiire ja lihtsa tööriistaga, mille kasutamisega saab hakkama igaüks, siis koostasime ka selleks juhise, kuidas Äriregistrisse raport laadida,“ lisas ta.

Tehingute täpsustamist ilmestavavad selgitavad näited. „Oleme teinud kulude jaotamise kliendi jaoks väga selgeks. Küsimused nagu kuhu paigutada restorani arve või turunduskulud, saavad kiire vastused,“ lausus ta.

Teenuse eest tasumine toimub andeühiku põhiselt − üks majandusaasta aruanne maksab 45 eurot. Michelsoni sõnul pole harvad juhtumid, kui ettevõte teeb tagantjärele mitme aasta aruanded. „Kuna riik saatis aasta lõpus paljudele ettevõtetele hoiatuse, kui ei esitata majandusaasta aruannet, siis ettevõte kustutatakse Äriregistrist. Seetõttu tuli meile palju kliente, kes esitasid 3-4 majandusaasta aruannet korraga,“ osutas ta.

Tänavu aasta alguses kustutati koguni 23 000 ettevõtet äriregistrist, kellel oli pikem aruande esitamise võlgnevus. Kuigi kõik need polnud mikroettevõtted, oleks paljusid aidanud rakendus, mis genereerib lihtsalt ja mugavalt aastaaruande ning liidesega esitab selle ka Äriregistrile, usub Michelson. Tema sõnul ongi rakendus minuaastaaruanne.ee tööriist neile.

„Meie rakendus töötab suurimate pankadega, lisaks Wise ja Revolut makselahendustega, nende konto väljavõtted saab meie süsteemi ülesse laadida. Iga tehingu juures me küsime ka, kas dokument on olemas ja palume kuupäeva täpsustada. Kui mõnikord selgubki, et dokumenti pole alles, siis seegi olukord on lahendatav. Meil on sellisteks juhtumiteks juhend olemas, kuidas selliseid olukordi aruandes kajastada. Samamoodi kehtib see sularaha tehingute kohta. Lisaks annab ANN ülevaate, kui palju on ettevõte omanikule võlgu või on olukord vastupidine. ANNi põhimõte on, et klient vastutab raamatupidamisseaduse järgi ise oma sularahatšekkide ja arvete eest, siis ei ole vaja neid rakenduse jaoks skaneerida. Sellegi tüütu töö võib rahuliku südamega unustada. Piisab, kui klient ise salvestab ja hoiab arveid taasesitamist võimaldaval moel vastavalt seadusele seitse aastat.

Minuaastaaruanne.ee üles laetud andmetele on ainult kliendil endal ligipääs. Soovi korral saab andmed ka jäädavalt kustutada, selleks tuleb teha vaid vastav korraldus.

“Oleme saanud klientidelt väga positiivset tagasisidet rakenduse lihtsuse ja kiiruse kohta ning ka selle kohta, et sarnast lahendust on oodatud. See näitab, et turul on vajadus olemas ning aeg küps raamatupidamisvaldkonda kaasajastada,” sõnab Michelson lõpetuseks.