Millal oma raamatupidaja lahti lasta?

Väärt raamatupidaja koos moodsate tehnoloogiliste lahendustega, miks mitte tehisintellektiga, võib ettevõtte heaks teha rohkem kui kunagi varem. Nii võib raamatupidaja läheneda oskuste poolest finantsjuhi ametile kui pelgalt andmesisestaja rollile.

Samas tuleb osata arvestada, millal osta raamatupidamisteenus sisse ja millal hoida raamatupidajat alaliselt ettevõtte palgal. Sellest rääkisid Äripäeva raadio saates “Kasvukursil” Coop Panga ärikliendi igapäevapanganduse juht Erje Mettas, Grant Thorntoni raamatupidamisvaldkonna juht Gaily Kuusik ja Jobbaticali finantsjuht Glen Madis.

Võiks eeldada, et raamatupidamisteenuse sisseostmine on kallim kui raamatupidaja palgal hoidmine. See ei pruugi olla alati nii, ütles Kuusik. “Kui ma olen väikeettevõtja, siis ilmselt ei ole mul pakkuda raamatupidajale tööd 160 tundi kuus. Seetõttu oleks teenuse ostmine soodsam,” selgitas Kuusik.

Kuusik lisas, et oluline on kaardistada, mis oskusi ettevõtja vajab. Vahel mõned raamatupidamise ülesanded ei olegi igakuised ning nende puhul saavad aidata raamatupidamisfirmad, kellel on pakkuda just spetsiaalsete oskustega inimene konkreetse olukorra tarvis.

Näiteks võib lisaks raamatupidamisteenust võtta kord kuus, ajal, mil makstakse palka välja, ja nii ongi ühele raamatupidajale intensiivsemalt tööd. “Näiteks see hetk, kui on olemas töötasu alginfo, tööajatabelid ja kõik muu selline, kuni palgamaksmiseni – see ajavahemik on väga lühike. Kui igapäevaselt ongi ettevõtte raamatupidamises tööd ainult ühele inimesele, siis palgaarvestuse ajaks võib selle inimese kaheksast tunnist puudu tulla,” selgitas Kuusik.

Ka automatiseerimisele altid kasvuettevõtted ei saa inimesest loobuda. Töötajate ümberasumise tehnoloogiat arendaval idufirmal Jobbatical on vaja ehitada uusi süsteeme lausa igakuiselt. “Nii võib öelda, et meie pearaamatupidaja on põhimõtteliselt projektijuht, kes ehitab ettevõtet,” tunnistas Jobbaticali finantsjuht Glen Madis.

Sellegipoolest, kui ettevõtte keskendub ettevõtte ehitamisele ja paneb kogu ressursi sinna, siis on säästukoht mõne vajaduse jaoks teenust sisse osta. “See on nii lihtne. Ei pea otseselt tiimi suurendama ja sellega jäävad ära värbamiskulud, personaliosakonna kulud,” kirjeldas Madis.

Pankade silmis on raamatupidamisteenuse sisseostmine positiivne. “Kui ostad teenust sisse, siis raamatupidamisfirmadel on olemas usaldusväärne automaatika, kasutusel kaasaegne tarkvara,” ütles Erje Mettas Coop Pangast. Ta selgitas, et nii võib tulla teenuse tunnihind odavam, kui vana tarkvaraga või lausa käsitsi kõike sisestada.

Eesti turul on Mettase hinnangul ikka rohkem neid ettevõtteid, kes ei saa vanast harjumusest välja. “Öeldakse ikka, et kõik on harjunud neid üksikuid faile üles ja alla laadima, ei hakkagi seda osa arendama ja asja keerulisemaks tegema,” ütles Mettas ja rõhutas, et kes vähegi mõistavad digitaliseerimise mõttekust, võidavad sellest. “Me saame sellisel juhul olla nõustaja,” lisas Mettas.

Kas ettevõttele sobib teenust sisse osta raamatupidajalt, kes töötab lihtsalt mitmes firmas osalise koormusega, või suurest raamatupidamisfirmalt, oleneb tõesti olukorrast. Oluline on, et raamatupidaja oleks kursis viimaste tarkvaradega ja oskab neid kasutada.

Raamatupidamisfirmade eeliseid on mitu. “Me investeerime, et meie inimesed oleksid kursis näiteks seaduste muudatustega. Aga teine põhjus, miks võiks osta teenust sisse, on see, et Eesti turg on väga muutlik ka kliendi vaatest: mahud kõiguvad täna ja homme väga palju ning sõltuvad suuresti rahvusvahelisest turust ja rahvusvahelisest majandusest. Ja raamatupidamisbürool on suutlikkus kasvada koos kliendiga või kahaneda koos kliendiga,” kiitis Gaily Kuusik.

Põhjuseid e-arvete kasutamiseks ning ka üldiseks automatiseerimiseks ja masin-masin-liideste kasutamiseks aga “Kasvukursil” saatekülaliste arvates jagub:

- Väheneb risk inimlikele eksimustele. Ikka võib tulla ette olukordi, kus PDF-failide üleslaadimisega tekib topeltarveid või on andmete ümber kopeerimisel või sisestamisel mõni 0 ülearu või puudu. Automaatne e-arvete süsteem vähendab selliseid inimlikke eksimusi.

- Aja kokkuhoid. Arvete failide alla laadimine, kooskõlastamine, üles laadimine ja edasi saatmine võib kulutada omajagu aega.

- Raha kokkuhoid. “Keskmine e-arve maksab 74 senti, PDFi töötlemine ja kõik selle juurde kuluv läheb maksma umbkaudu 1 euro ja 37 senti. Sisuliselt iga arve võib olla PDFina euro võrra kallim kui e-arve,” ütles Mettas.

- Rahulikum uni maksude puhul. E-arvete abil saab teenusepakkuja vältida kalleid eksimusi. Masin-masin-liidese abil on võimalik maksuhalduril juba automaatselt süsteemi üles laetuna oma maksudeklaratsioone kontrollida.

- Info mugavam liigutamine ja jälgimine. On eksiarvamus, et e-arvetega hakkavad asjad automaatselt taustal toimuma ning järsku juhid või raamatupidajad enam ei tea, mis toimub nende arveldustes. Masin-masin-liidesega e-arveldamine annab hoopis lisakihi, et infot/arveid liigutada mugavamalt – aga samal ei jäägi tarkvaral midagi kahe silma vahele.

- E-arved ja automatiseerimine leevendavad heade töötajate puudust. Kõik, mis automatiseeritakse, on enamasti aeganõudvad ja tuimad, korduvad tegevused. Koos e-arvete ja automatiseerimisega jääb raamatupidajal aega rohkem sisuliseks tööks ning raamatupidajaid ei pea olema palgal niivõrd palju.

- Lihtsalt ajale jalgu jäämise vältimine. Ühel hetkel, kui e-arved saavad normiks, võiksid varased e-arvete kasutajad juba olla teatud eelisega. Õnneks ei pea e-arvete tegemist pusima ise, vaid teenusepakkujaid ja nõuandjaid jagub nii pisikestele kui ka suurtele ettevõtetele.