Enam ei pea partneri digiallkirja e-postiga päevi tagasi ootama

Praegusel ajal on digiallkirjastamise lahendused muutunud aktuaalseks erineva suurusega ettevõtetele, kes allkirjastavad lepinguid või muid dokumente partnerite, töötajate või klientidega, ning asutustele, kes pakuvad Eesti kodanikele erinevaid teenuseid.

“Näeme, et eriolukorra algusest alates on digiallkirjastatud dokumentide arv suurenenud 150%. Suurenenud on nii nende ettevõtete mahud, kes juba varasemalt kasutasid dokumentide digiallkirjastamise lahendusi, ning lisandunud on ettevõtted, kes alles avastavad digiallkirjade kogumiseks kaugtööriistu,” ütles Dokobiti esindaja Eestis Katri Lindau.

Lindau sõnul on ettevõtetes, kus juba digiallkiri kasutusel, see number tõusnud ennekõike põhjusel, et kui varasemalt digiallkirjastati dokumente võimaldamaks klientidele paremat kasutajakogemust ja ajasäästu, siis nüüd on lisaks vajadus distantsilt allkirjastada dokumente nii ettevõttesiseselt kui näiteks varustajatega.

Ettevõtted, mis nüüd on digiallkirjastamise kasutusele võtnud, allkirjastasid varem dokumente paberil. Need on mitmesugused ettevõtted, kus oli kombeks, et klient külastab klienditeenindust lepingute allkirjastamiseks või edastati lepingud postiga või digitaalselt e-postidele allkirjastamiseks ning seejärel klient tagastas allkirjastatud dokumendid saatjale. Kuivõrd praeguses olukorras füüsilised kohtumised on pigem välistatud ning e-posti teel dokumentidele allkirjade kogumine on väga ajamahukas ja tüütu protsess, aga vajadus lepingute allkirjastamise järele on jäänud, leitaksegi selleks sobiv lahendus Dokobit portaali näol. Ka statistika kinnitab seda - eriolukorra vältel on inimeste hulk, kes esmakordselt portaali kasutavad, suurenenud kolm korda.

Kunagi arvati, et vaid väike hulk entusiaste hakkavad digiallkirja kasutama, täna oleme üllatunud, kui keegi ütleb, et ta ei kasuta digiallkirja. Selle probleemiga puutuvad kokku mitmete ettevõtete klienditeenindused, kes sõlmivad jätkuvalt lepinguid paberil. Mida teha, kui te ei ole varasemalt digiallkirja kasutanud, kuid nüüd vajate seda? Sellele küsimusele otsitakse praegusel ajal internetist vastust - viimase kuu vältel on digiallkirjaga seotud otsingute maht kasvanud kaks korda.

Kuigi füüsiliselt võib allkirja saamine olla praegu pigem võimatu, saab lihtsalt koguda digiallkirju. Kvalifitseeritud digiallkirja rakendus Smart-ID on kasutajatele tasuta ning võimaldab konto isikustamise teostada kodust lahkumata. Vajate vaid nutitelefoni, Smart-ID rakendust ning ID-kaarti, Mobiil-ID-d või biomeetrilist passi isikutuvastuseks.

Täna on digiallkirjastamisest saanud igapäevatoiming, siiski võib tekitada segadust allkirjade kogumiseks turvalise keskkonna leidmine ja valik. On oluline mõista, et vaid kvalifitseeritud digiallkiri on võrdväärne ja omab samaväärset seaduslikku jõudu kui käsikirjaline allkiri paberil. “On mitmeid lahendusi, mis pakuvad nn lihtsat digiallkirjastamist sõrmega allkirja joonistades. Ärge laske end lollitada, kuigi sellist allkirja võib tema digitaalse vormi tõttu digitaalseks kutsuda, on see eksitav, kuna pole ühtki tõendit, et kritselduse joonistas kindel inimene, teisisõnu, see pole turvaline,” selgitab Dokobiti esindaja Eesti Katri Lindau.

Lindau soovitab leida digitaalseks allkirjastamiseks ja allkirjade kogumiseks lahendus, mis võimaldab tõrgeteta ligipääsu ning mille vahendusel saab anda ja valideerida kvalifitseeritud digiallkirju, mis vastavad Euroopa Liidu Nõukogu ja Euroopa Parlamendi poolt vastu võetud eIDAS määrusele e-identimise ja e-tehingute mõistes; valige teenusepakkuja, kelle infosüsteemid ja äriprotsessid on vastavuses rahvusvaheliselt tunnustatud standarditega andmeturbe osas. Jälgides neid soovitusi on teie dokumendid turvaliselt hoitud, allkirjastamise protsess lihtne ja kogutud digiallkirjad seaduslikult siduvad. Samuti on soovituslik lähtuvalt teie ettevõtte vajadustest tähelepanu pöörata digiallkirjastamise lahenduse poolt toetatavatele allkirjastatud dokumendi formaatidele ja allkirjastatavate failide suurustele, erinevate allkirjastamise vahendite (Smart-ID, Mobiil-ID ja ID-kaart) kasutatavusele antud lahenduses, kvalifitseeritud ajatemplite kasutusele ja teistele dokumendihalduse mõistes olulistele nüanssidele.