Äritegevus Baltikumis: paberivabadus on uus normaalsus

Mitmete uuringute tulemusi uurides selgub, et administratiivtöö on ettevõtete jaoks üks ajamahukamaid protsesse. Vanamoodsal viisil paberimajandusega tegelemine - suurte hulkade dokumentide paberil ettevalmistamine, nende käsitsi allkirjastamine ning seejärel printimine, skännimine ja kulleriga osapooltele laiali saatmine on kulukas – on ajamahukas, ja seda mitte ainult rahalise ressursi mõttes, vaid ka ajalise ressursi kasutuse vaatest. 21.sajandil kasutades meile kättesaadavaid uusi tehnoloogiaid on sellised protsessid probleemsed ja ebavajalikud. Kahjuks näitavad uuringud, et enam kui 50% ettevõtetest jätkuvalt prindivad dokumente ainuüksi selleks, et neid allkirjastada.

Uurides aga lähemalt, saame aru, miks see nii on. Digiallkiri ei ole olnud kõigile ühtviisi kättesaadav ning kasutatav üle Baltikumi, korporatiivsed digitaalsed protsessid ettevõtetes, mis tegutsevad üle Baltikumi, on olnud seetõttu pea võimatud. Kuid olukord on oluliselt muutunud ja 2018.aasta oli murdepunkt. Suurim pööre tuli, kui turule tuli Smart-ID mobiilirakendus, mis võimaldab digitaalset identimist ning digiallkirja anda täna enam kui 3 miljonil kasutajal üle Baltikumi. Rakendus on muutunud populaarseks, kasutajate hulk kasvab ning lahenduse abil võimaldavad oma süsteemidesse kasutajatel sisse logida ja allkirja anda enamik siin tegutsevaid panke ja teised laialdase kasutajaskonnaga ettevõtted, kes pakuvad oma klientidele erinevaid e-teenuseid.

Alates 2018.a novembrist on Smart-ID ka ametlikult tunnustatud kui kvalifitseeritud digiallkirja andmise vahend, mis tähendab, et kõik pärast seda aega loodud Smart-ID kontod on kvalifitseeritud. See oli suur samm edasi ennekõike Läti kodanikele ja seal tegutsevatele ettevõtetele, digiallkiri ei ole kunagi olnud seal populaarne ning selle kasutajate hulk Baltikumi madalaim. Läti on ainuke riik Baltikumis, kus ei olnud enne Smart-ID turule tulekut laialdaselt kasutusel digitaalset identiteeti, mistõttu Smart-ID on avanud seal mitmeid võimalusi, eriti alates sellest hetkest, kui Smart-ID tõusis kvalifitseeritud digiidentiteedi tasemele. Sisuliselt tähendas see seda, et Baltikumi üleselt tegutsevad ettevõtted saavad nüüd lõpuks digiallkirjastada 100% seaduslikult siduvaid digitaalseid dokumente.

Miks on kvalifitseeritud digiallkiri nii oluline? Vastus on lihtne. Kvalifitseeritud digiallkiri on võrdväärne käsikirjalise allkirjaga ning selle kehtivus ei ole kahtluse all. Vaidlus allkirja kehtivuse üle on viimane, mida üks ettevõte soovib. Ettevõttesiseseid ja -väliseid dokumente allkirjastades kvalifitseeritud digiallkirjaga ei jää ruumi võimaluseks, et dokumendi sisu või allkirjastamise kuupäeva muudetakse pärast allkirjastamist.

Siiski on oluline aru saada ja mõista erinevate lahenduste võimalusi ja eeliseid. Enamik digiallkirjastamise lahendusi Euroopas ei toeta kvalifitseeritud digiallkirju põhinedes laiemalt digitaalse dokumendi vormingul, näiteks võimaldatakse allkirjastajal joonistada oma allkiri ning paigutatakse see pildina dokumendile. Kuigi vastavalt eIDAS määrusele on tegemist tõepoolest digitaalsel kujul allkirjaga, ei ole sellisel allkirja kujutisel turvalisuse taset nagu kvalifitseeritud digiallkirjal, millele rakenduvad oluliselt rangemad lisanõuded. On oluline endale teadvustada, et sellisel viisil antud digiallkiri ei ole usaldusväärne ega kasutatav tõendusmaterjalina näiteks kohtuprotsessides. Enamasti puudub igasugune kindlus, et selliselt antud allkiri kuulub väidetavale isikule ning on antud väidetava isiku poolt.

Pöördudes tagasi algusesse, siis selleks, et vähendada aja raiskamist, on tänapäevane lahendus digiallkirjastamise näol. Eriti mõistlik on seda kasutada üle Baltikumi äriprotsessides, kus see mitte ainult ei säästa aega ning ei tee dokumentide allkirjastamise protsessi efektiivsemaks, see säästab ka teie raha, mida te raiskate paberile, printimisele, kullerteenusele (hinnanguliselt 7 € dokumendi kohta, sisaldades lisaks eelpoolmainitud kuludele seoses paberi, printimise ja kullerteenusega ka tööjõukulusid). Kalkulatsioon on tehtud digiallkirjastamise ja digitaalse autentimise teenuste pakkuja Dokobit UAB poolt.

Dokobit UAB on suurima digiallkirjade kogumise portaali Dokobit teenusepakkuja võimaldades juriidilistel asutustel ja füüsilistel isikutel digiallkirjastada Euroopa Liidu siseselt seaduslikult siduvaid dokumente, võimaldades täielikult üle minna digitaalsetele protsessidele ning loobudes paberimajandusest. See tähendab, et ettevõtted ja avalikud asutused saavad pakkuda oma e-teenuseid lihtsamalt ning riikide üleselt kindlustades samal ajal parima kasutuskogemuse. Dokobiti digiallkirjastamise lahendusi saab kasutada ükskõk milliste dokumentide allkirjastamiseks alates avaldusest kuni erinevate lepingute allkirjastamiseni.

Dokumentide digitaalne allkirjastamine ei säästa üksnes aega ja raha, vaid muudab dokumendid ka turvalisemaks – dokumendid ei saa kaduda, samuti ei saa neid pärast allkirjastamist muuta. Täna toetab Dokobit kõiki Eestis, Soomes, Lätis, Leedus, Islandil ja Belgias kasutusel olevaid digiidentiteete ning võimaldab digiallkirjastada dokumente ja tuvastada kasutajaid erinevate vahendite abil riiklike ID-kaartide, USB pulkade, Mobiil-ID, Smart-ID ja Eesti e-Residendi digi-ID abil. See muudab dokumentide riikideülese digiallkirjastamise kordades lihtsamaks kogu Euroopa Majanduspiirkonnas.

Tuntud üle Baltikumi tegutsevate ettevõtete kõrval, kes juba kasutavad Dokobiti lahendusi, on näiteks Telia, SEB, Circle K ja Luminor. Miks? Dokumentide digiallkirjastamine Dokobiti lahenduste abil säästab oluliselt aega ja kulu dokumendi allkirjastamisele väheneb.

Dokumentide allkirjastamiseks ettevalmistamise protsess on märkimisväärselt lühenenud, kuna puudub vajadus printida, skännida, füüsiliselt mitmetelt osapooltelt allkirju koguda ja siis dokumente kullerteenusega edastada. Puuduvad kulud paberile, printimisele, postitusele, tööjõule ning maandatud on ka riskid, mis puudutavad paberdokumente nagu dokumentide kadumine ning dokumentide sisu muutmine pärast allkirjastamist.

Eelpoolloetletud plusside kõrval, mis puudutavad ettevõtte sisest asjaajamist, võimaldab Dokobit portaal parendada ka allkirjastajate ehk klientide ja partnerite kasutajakogemust. Tänane elustiil nõuab kauglahendusi, mis samal ajal on mugavad ja kiired. Me hindame digitaalseid protsesse, kuna need on kiiremad ja lihtsamad, allkirjastamine Dokobit portaalis likvideerib sellised ajaraiskamise näited nagu panka minek, järjekorras ootamine ning paberile käsikirjale allkirja andmise.

Neile, kes tegutsevad rahvusvaheliselt, on oluline ka see, et Dokobiti vahendusel allkirjastatud dokumendid on kehtivad kogu Euroopa Majanduspiirkonnas, sest lahendus töötab üksnes eIDAS määruses defineeritud täiustatud digiallkirjadega kvalifitseeritud sertifikaatidega ning kvalifitseeritud digiallkirjadega, samuti on toetatud rahvusvaheliselt tunnustatud digiallkirjastatud dokumendi vormingud. Täiendavalt lisatakse igale Dokobiti kaudu antud allkirjale ajatempel, mis kaitseb dokumenti muudatuste ja allkirjastamise kuupäeva muudatuste eest. Kättesaadavad on lisafunktsionaalsused mugavamaks dokumentide halduseks. Näiteks saab dokumente sorteerida kategooriatesse, korraga saab allkirjastada enam kui ühe dokumendi, samuti saab dokumente portaalist alla laadida ning kustutada. Kiiremaks ja mugavamaks dokumentide allkirjastamiseks jagamiseks on võimalik koostada ja kasutada aadressiraamatut, jätta dokumentide juurde kommentaare lisatud osapooltele ning määrata allkirjastamisele tähtaegu, saata allkirjastajatele meeldetuletusi ning dokumendi logist jälgida dokumendi elutsüklit.

Veelgi enam, Dokobit on laienemas teistesse Euroopa Majanduspiirkonna riikidesse. Jätkuvad täiendused portaalis ja uute funktsionaalsuste lisamine võimaldab kasutajatel aina enam oma produktiivsust tõsta võimaldades ettevõtetel pakkuda e-teenuseid lihtsamini ja kiiremini kui eales varem.