Protsesside digitaliseerimine: mis 2021. aastal muutus?

Digitaliseerimine aitab kaasa jätkusuutlikkuse kasvule, kuid me kõik mõistame, et selleks, et digitaliseerimine oleks jätkusuutlikkuse tõukejõud, tuleb seda aktiivselt juhtida. Ärgem unustagem, et digitaliseerimisprotsesside planeerimisse ja elluviimisse on kaasatud ettevõtte töötajad, tarnijad, kliendid ja äripartnerid – protsessid on jätkusuutlikumad koostöös mitte üksi pingutades.

”Hindame, et tänavu 11 kuuga allkirjastati Balti riikides dokumente elektrooniliselt enam kui poolteist korda sagedamini kui eelmisel aastal samal perioodil. Säästeti 9 684 221 paberilehte, mis on umbes 152 tuhat kilogrammi puitu, hinnanguliselt 1200 puud. Ja kõik see tänu dokumentide digitaalsele allkirjastamisele,” jagab Dokobiti esindaja Eestis Katri Lindau.

K. Lindau märgib, et nõudluse kasvu taga on ka need ettevõtted, kes on juba ka varasemalt dokumentide digiallkirjastamiseks jagamisel kasutanud digiallkirjastamise portaali teenuseid ja kuigi sellistele ettevõtetele ei ole digitaalne allkiri uus lahendus, kasvas nimetatud perioodil digiallkirjastamise portaali kasutus märgatavalt. Ja seda lihtsal põhjusel – kui varem kasutati portaali edastamaks dokumente digiallkirjastamiseks peamiselt klientidele pakkumaks neile paremat kliendikogemust ja samal ajal säästes aega, siis nüüd tekkis vajadus kasutada digiallkirjastamise portaali ka ettevõttesiseselt ning ka dokumentide allkirjastamiseks tarnijatega. Teine osa ettevõtetest kasutas varasemalt paberite füüsilist käsikirjalist allkirjastamist. Enamasti oli tegemist asutustega, kus kliendid külastasid reaalselt teenindusosakonda või toimetati dokumendid klientidele allkirjastamiseks kätte. Kontaktide vähendamise vajadus ei muutnud vajadust dokumentide allkirjastamiseks. Seda kinnitab ka kasutusstatistika – 2021. aasta 11 kuu jooksul kasvas Balti riikides digiallkirjastamise portaali vahendusel kogutud digiallkirjade hulk võrreldes 2020. aasta sama perioodiga ligi 2 korda.

Mõnda aega on olnud peaaegu võimatu füüsiliselt asju ajada, mistõttu pole üllatav, et digivahendite kasutamise statistika on pandeemia taustal hüppeliselt tõusnud. Mida kauem me elame situatsioonis, kus füüsilised kontaktid on piiratud, seda tugevamalt kinnistub uueks standardiks protsesside digitaliseerimine - ilmselgelt on see mugavam, jätkusuutlikum, samaaegselt aega ja kulu kokkuhoidev mudel.

Digiallkirjastamise portaalile on ligipääs ka distantsilt ning olenemata kellaajast saab saabunud dokumendi allkirjastada mugavalt näiteks Smart-ID vahendusel.

Ka Smart-ID populaarsus kasvab ühe peamise dokumentide allkirjastamise vahendina endiselt kiiresti. Käesoleva aasta 11 kuuga on just kasutades Smart-ID rakendust allkirjastatud dokumente ligi kolm ja pool korda enam kui eelmisel aastal samal perioodil. Teine populaarne dokumentide allkirjastamise viis Mobiil-ID ei jää samuti kaugele maha - Mobiil-ID kasutamine dokumentide allkirjastamiseks on enam kui kahekordistunud käesoleva aasta 11 kuuga võrreldes möödunud aasta sama perioodiga.

Ettevõtete jaoks võib protsesside digitaliseerimine tekitada palju peavalu. Selle vältimiseks tuleks tähelepanu pöörata teenuse olulistele aspektidele: turvalisus, jätkusuutlikkus, kasutuse lihtsus, võimalikud lisatingimused.

K. Lindau sõnul tuleks valiku teostamisel üle vaadata kõige lihtsam kontrollnimekiri. Näiteks, kas pakkuja tagab teenuse katkematu kättesaadavuse? Kas lahendus võimaldab teil luua ja valideerida kvalifitseeritud e-kirju ehk allkirju, mis vastavad Euroopas elektroonilise allkirja kasutamist reguleeriva eIDAS määruse nõuetele? Kas pakkuja enda sisemised süsteemid ja äriprotsessid vastavad rahvusvaheliselt tunnustatud infoturbe juhtimise standarditele? Kas teile vajalikke allkirjastatud dokumentide formaate ja dokumentide suuruseid toetatakse? Kas erinevaid toetatud allkirjastamise vahendeid ja täiendavaid dokumendihaldusvõimalusi on piisavalt? Kas allkirjastamisel moodustatakse ja lisatakse dokumendile kvalifitseeritud ajatempel? Kui vastate neile küsimustele jaatavalt, näib, et olete leidnud usaldusväärse digiallkirjastamise lahenduse pakkuja.

Paar viimast aastat on ettevõtete jaoks olnud tõeline ootamatuste jada – paljud on pidanud kiirustama oma teenuste kolimisega digiruumi, teised digitaliseerima oma igapäevaseid protsesse kiiremini ja suuremas mahus kui ehk planeeritud. Sealjuures protsesside digitaliseerimine mitte ainult ei kogu hoogu, vaid on muutumas igapäevaseks ja klientide poolt iseenesestmõistetavaks peetavaks. Siiski, nagu iga põhimõttelise muudatuse puhul ettevõtte toimimises, tuleb protsesside digitaliseerimine läbi viia strateegiliselt. See tähendab esmalt oma vajaduste täpsustamist, turu arengute mõistmist ja parimate alternatiivide leidmist, mis toovad kasu teie ettevõtte kõige olulisematele inimestele – teie klientidele. Digitehnoloogiad võivad toetada säästvat arengut ja avada paljudes valdkondades kasutamata potentsiaali. Kasvavad numbrid vaid kinnitavad seda: digimuutusel on suur positiivne mõju ettevõtlusele ning selle mõju tootlikkusele ja kvaliteedile lisab väärtust ka teenusele.