Digitaalne vahetab analoogi välja

Kui kümme aastat tagasi moodustasid firmades kasutusel olevatest dokumentidest 90 paberdokumendid ja 10 elektroonilised ehk digitaalsed dokumendid, siis aastal 2000 on see vahekord 30:70 elektrooniliste dokumentide kasuks.

Seoses sellega on pidevalt vähenenud dokumentide kopeerimine ja kasvanud arvutist või internetist prinditud lehekülgede arv. Elektrooniliste dokumentide mahu suurenemine on otseselt seotud just interneti ja e-posti kiire kasvuga. Kõik kontoritehnika tootjad peavad lähtuma hetkel kontorimaailma võtmesõnast ? dokumendid.

Arvuti kasutamise levik on bürootehnoloogiasse kaasa toonud ka teise suure muudatuse. Viimase kolme aasta jooksul on kõik olulisemad koopiamasinate tootjad teatanud investeeringute lõpetamisest analoog-koopiamasinate arendamisele. Kõik on oma jõupingutused pannud digi-koopiamasinatele. Nii et digitaalsusest kontoris ei ole pääsu.

Kogu kontoritehnika arenduse suund on elektroonilised dokumendid ja kõik tootjad proovivad oma lahendusi pakkuda, järjest tähtsamaks muutub dokumentide väljatrükkimine ja sama näitavad kõik kontorites tehtud uuringud, et kopeerimise maht väheneb ja printimise maht aina kasvab. Uued koopiamasinad ongi rohkem kopeerimisvõimalusega printerid.

Digitaaltehnoloogia kasutuselevõtt on täielikult muutnud firmade äritegevust. Varem ainult kopeerimiseks mõeldud seadeldis on muutunud kontorikeskseks integreeritud masinaks, mis võimaldab nii printida, faksida, skanneerida, kui ka kopeerida ja enamus neid toiminguid teha üle arvutivõrgu.

Koopiamasinate tööstuse kiire digitaaltehnoloogia kasutuselevõtu on põhjustanud elektrooniliste dokumentide osatähtsuse suur kasv kontorites.

Toon lihtsa näite, kuidas digitaalne masin muudab firma kontoris tööprotsessi. Ettevõttes on vaja korraldada mingi esitlus, faksida enne seda üks näidis ülemusele ja teha kaheksa koopiat.

- dokumendi valmistamine, printimine,

- printeri juurde minek,

- printerist dokumendi võtmine ja faksi juurde minek,

- faksi saatmine,

- koopiamasina juurde minek,

- koopiate tegemine.

- dokumendi valmistamine,

- ülemusele faksi saatmine,

- kaheksa koopia väljaprintimine,

- koopiate järele minemine.

Nagu näha, muudab digitaalne koopiamasin tööprotsessi kiiremaks, mis peaks kaasa tooma ka firma efektiivsuse kasvu.

Kui hakkate oma ettevõttesse koopiamasinat ostma, pöörake tähelepanu sellele, et digitaalset koopiamasinat valides on väga tähtis masinaga kaasas olev tarkvara ja selle ühildumine firmas oleva arvutivõrgu ja operatsioonisüsteemidega.

Kui ostate lihtsalt digitaalse koopiamasina, selgitage enne ostu välja kulud selle täiendamiseks (koopiamasina muutmine printeriks, faksiks, skanneriks). Uurige võrgu toetuse olemasolu erinevatele toimingutele: printimisele, skanneerimisele, faksimisele.

Analoogsel ja digitaalsel koopiamasinal on omad eripärad, mida tuleks masina ostul arvestada. Analoog-koopiamasin on ühefunktsiooniline eelmise põlvkonna seade, mida ei ole võimalik laiendada teisteks toiminguteks. Selles on palju liikuvaid osi ja seetõttu vajab see masin rohket hooldust, eriti seadme vananedes. Koopia kvaliteet sõltub originaalist ja koopia ei ole töödeldav.

Analoogkoopiamasina hinnavahe sama klassi ja varustusega digitaalsete masinatega on aga kõigest viis kuni kümme protsenti.

Digitaalse koopiamasina puhul on võimalik osta firmasse integreeritud seadmena koopiamasin, printer, faks ja skanner. Kui osta ainult digitaalne koopiamasin, siis on hiljem võimalus laiendada seda ka muudeks seadmeteks. Kehva originaali puhul saab digitaalse masinaga koopiat töödelda (ääri kustutada, kujundite asendit muuta jne.)

Digitaalsel masinal on ka parem koopia kvaliteet. Samuti kõnelevad digimasina kasuks väiksem liikuvate osade arv. Kui analoog-koopiamasinas on ca 1500 liikuvat osa, siis digitaalsel koopiamasinal kuus korda vähem, 250. Digitaalse koopiamasina plussiks peab lugema ka ühendatavust ettevõtte arvutivõrku.