Digiallkirjastamisele üleminek: kui palju te sellega säästate?

Mõistmaks füüsilise ja digitaalse allkirjastamise erinevusi, hindame esmalt füüsilise allkirjastamise kulusid. Kas see tõesti on tasuta? Katri Lindau, Dokobiti esindaja Eestis, sõnul sisaldavad füüsilised dokumendihalduse protsessid kulusid paberile, printimisele, postitamisele ja kõige rohkem – tööjõule, mis on eelpoolnimetatud kuludest ka kõige suurem. Siiski kiputakse see viimane unustama.

Oletame, et allkirjastate ühes kuus 50 dokumenti, igaüks neist on kahel lehel ja kahes koopias. See on 200 paberilehte pluss kulu selle hulga printimisele. Ütleme, et iga paber ja selle printimise kulu on 1 sent, seega kogukulu antud näite puhul on 2 eurot kuus. Seda pole palju. Kui te saadate neid dokumente posti või kulleriga teisele osapoolele, on see siis klient, partner või kolmas osapool, tuleb teil edastada 25 dokumenti. Postitamine võib maksta 1-2 eurot dokumendi kohta, see tähendab, et postituse kulud on 25 eurot.

Kogukulu aga oleneb sellest, kui palju aega kulutate dokumentide füüsilisele haldusele. See aeg sisaldab dokumentide printimist, komplekteerimist, vajalikelt inimestelt allkirjade kogumist, dokumentide registreerimist ja arhiveerimist, samuti postitamiseks ettevalmistamist. See aeg võib olenevalt teie protsessidest varieeruda mõnest minutist tundideni. Kui teil on üsna kiired protsessid, kõik on alati kättesaadavad ning ootamisele aega ei raisata, võib see võtta keskmiselt 10 minutit. Kui keskmine tunnipalk tööjõule on 9 eurot, siis 10 minuti maksumus on 1,5 eurot. Kõigi 50 dokumendi allkirjastamiseks kulub 75 eurot.

Kokkuvõtlikult, kuus kulutate dokumentide füüsilisele allkirjastamisele umbes 100 eurot. Siiski ei sisalda see arvutus võimalikke lisakulusid, mis võivad tekkida eksimisel ja seetõttu toimingute kordamisel, näiteks uuesti printimine, uuesti postitamine, jne, mis omakorda põhjustavad tööjõukulu osakaalu suurenemise.

Protsess muutub täielikult minnes üle digitaalsele allkirjastamisele. Dokumentide digitaalne haldamine tähendab, et printimise ja postitamisega seotud kulusid ei ole üldse, ka kulu tööjõule väheneb seetõttu oluliselt. Siiski, kui palju säästate?

Loobudes printimisest ja postitamisest säästate juba 30 eurot. Kulu tööjõule varieerub, kuid digitaalne dokumendihaldus vähendab sellele kuluvat aega poole võrra, seega võime arvestada kuluga 37,5 eurot. Sealjuures võib digitaalne haldus võtta aega vaid mõne minuti. Kuidas? Kuivõrd enam ei ole vaja dokumente printida, komplekteerida, allkirju osapooltelt füüsiliselt koguda, dokumente registreerida ja arhiveerida ega postitamiseks ettevalmistada. Kõik toimingud saab teha mugavalt arvuti taga ning allkirjastamiseks dokument jagada digitaalselt - ongi kõik! See võtab aega vaid mõne minuti.

Muidugi ei tähenda see, et digiallkirjastamine on täiesti tasuta. Katri Lindau, Dokobiti esindaja Eestis, sõnul võib hind varieeruda olenevalt teie poolt kasutatavast digitaalse allkirjastamise vahendist - see võib olla tasuta (kui kasutate Smart-ID-d allkirjastamiseks) või olla sümboolse kuluga (Mobiil-ID maksab 1 euro kuus). Sama on ka allkirjastamiseks kasutatava lahendusega, see võib olla kas täiesti tasuta või tasuline võimaldades mugavat allkirjade kogumist, protsessi jälgimise vahendeid ning dokumendihalduse põhifunktsionaalsusi. Näiteks Dokobiti portaali abil dokumentide allkirjastamine ja teistelt allkirjade kogumine lähtudes ülaltoodud näitest, maksab ~38 eurot.

Võttes kõik kulud kokku, maksab dokumentide digitaalne allkirjastamine umbes 40 eurot kuus. Seda on 60 eurot vähem, seega enam kui kaks korda soodsam, võrreldes füüsilise dokumentide allkirjastamise protsessiga.

Oluline detail on aga lisanduv mugavus dokumentide haldamisel – Dokobiti portaalis on dokumendid teile alati kättesaadavad, lisaks saate kasutada mugavaid põhilisi dokumendihalduse funktsionaalsusi nagu dokumentide jaotamine kategooriatesse, nii on neid mugav hallata ka pärast allkirjastamist.

Võttes arvesse, et digitaalne dokumentide allkirjastamine võtab teilt ja teie partneritelt vähem aega, tõstate te oma klienditeeninduse kvaliteeti. Kogudes digitaalsed allkirjad Dokobiti portaalis ei säästa te mitte üksnes raha, vaid parendate nii oma töötajate, kui klientide ja partnerite kasutajakogemust. Lisaks positsioneerite te ka oma ettevõtet kui paindliku, kaasaegse ja muutustega kohanevana kasutades kaasaegseid mugavaid lahendusi.