Kuidas ettevõttesiseseid dokumente kiiremini digiallkirjastada?

Selles artiklis saate ülevaate, kuidas digitaalset allkirjastamist erinevates ettevõttesisestes osakondades efektiivsemalt kui lihtsalt e-posti vahendusel allkirju kogudes rakendada. Digiallkirjastamine on mugav lahendus nii hangete-, müügi-, õigus-, personali-, klienditeeninduse- ja kõigis teistes osakondades, kus töötatakse dokumentidega, kuid tegelikkuses saab ka siin kasutusele võtta kaasaegseid lahendusi ning seeläbi kuluefektiivsemalt tegutseda.

Vastavalt uuringutele kulutavad 27% müügiosakonnas töötavatest inimestest igas päevas vähemalt tunni administratiivsele andmesisestusele ja e-posti vahendusel digiallkirjade kogumisele selle asemel, et teha oma põhitööd, milleks on müük. See on sisuliselt samaväärne tööajast sotsiaalmeedias aja veetmisele, vahe on selles, et ebaefektiivne paberitöö on ettevõtte protsessis ette nähtud.

“Selgelt takistab e-posti vahendusel digiallkirjade kogumine müügiosakonnal kiiremini tehinguid sõlmida ja see omakorda mõjutab otseselt tootlikkust ja efektiivsust. Enamik ettevõtteid on üle läinud digiallkirjastamisele, kuid teeme seda jätkuvalt väga kilplaslikul viisil - kogume allkirju e-posti teel. Kui suudame selle osa samuti automatiseerida, saame üles ehitada efektiivsema müügimehhanismi ja saame keskenduda tulemustele. See kehtib kõigi müügiosakonnas hallatavate dokumentide kohta - pakkumistest kliendilepingute, tellimuskinnituste, müügikinnituste ja arveteni,” selgitab Katri Lindau, Dokobiti esindaja Eestis, soovitades leida ettevõttel endale sobiv digiallkirjade kogumise portaal, mille abil protsessi automatiseerida.

Ilmselt üksnes hangeosakonna töötajad mõistavad, kui oluline võib olla dokumentide õigeaegne allkirjastamine, teavad, kui palju peavalu võib põhjustada ostukinnituste taga ajamine ning kuidas õigeaegselt saamata allkirjad võivad lõppeda oluliste ressursside viibimise või isegi vaidlusprotsessidega põhjustades tohutut stressi. Digiallkirjade abil kiirendate hankeprotsessi ning vähendate võimalikke probleeme ja seda mugavalt ning kiirelt. Hankeosakonnas saate digiallkirjastada konfidentsiaalsuslepinguid töötajate ja tarnijatega, asutusesiseseid kinnituskirju ja kokkuleppeid teiste osakondadega, tellimusi ja tellimuste kinnitusi ning paljusid teisi dokumente. Katri Lindau sõnul ühilduvad Dokobiti lahendused kõigi asutuses juba toimivate ostukinnituste- ja dokumendihaldussüsteemidega - lahendused saab teie olemasoleva süsteemiga integreerida vaid mõne minutiga ja teie töötajad saavad lahenduse kaudu saata ja allkirjastada dokumente kõikjalt olenemata seadmest, mida nad kasutavad.

Töö erinevate dokumentidega võtab arusaadavalt suurema aja personaliosakonna töötajate ajast. Värbamise ja tööleasumise protsesside kaugtööna juhtimine ning kiiremini aga samaaegselt siiski kõrgeimaid turvaaspekte silmas pidades teostatud kiirem dokumentide allkirjastamine võimaldab teil pühendada rohkem aega teistele olulistele ülesannetele nagu talentide leidmine, töötajate motiveerimine, ürituste korraldamine, jne. Personaliosakonnas saate allkirjastada värbamisdokumente (pakkumisi, vorme, jne), töökorralduslikke dokumente (organisatsioonipoliitika, eetikakoodeks, jne), töötajaga seotud dokumente (puhkuste kinnitused, tööajatabelid, nõuded, jne), samuti lahkumise ja üleminekuga seotud dokumente (lahkumisvormid, soovituskirjad, jne).

Ajaline surve ja piirangud kuludele on üha kasvavad, nii palutakse ka juriidilise osakonna spetsialistidel teha rohkem ja kiiremini, samal ajal ressursse säästlikumalt kasutades. Paberist loobumine ja juriidiliste protsesside digiteerimine võimaldab säästa kulutusi paberile, trükkimisele ja postitamisele, digiallkirjade efektiivne kogumine võimaldab suurendada efektiivsust dokumentide allkirjastamistsükli lühenemise läbi. Õigusosakonnas saate allkirjastada standardseid juriidilisi lepinguid (lepingud riiklike ametiasutustega, partnerluslepingud, teenuslepingud, jne), tarnijalepinguid (hankelepingud, tööavaldused, müüjate registreerimised, jne), sisemisi dokumente (töölepingud, juhatuse nõusolekud, koosolekute protokollid), jne.

Klientidele ei meeldi oodata ning seetõttu soovime nendega seotud toiminguid teostada kiiresti. Digiallkirjastamisega kiirendate töövoogu ning kasutades kaasaegseid lahendusi, saate allkirja lepingule kiiresti ja mugavalt ilma, et peaksite kliendile dokumente allkirjastamiseks e-postile edastama ja ootama, kuni klient leiab sobiva viisi dokumendi allkirjastamiseks. Klienditeenindusosakonnas saate Dokobiti abil allkirjastada lepinguid, lepingute lisasid, arveid ning tagastusdokumente ja seda kaasaegsema lahenduse abil kui dokumente e-postile edastades.

On dokumente, mis läbivad oma eluea jooksul erinevaid asutuse osakondi. Näiteks kliendilepingu puhul on kaasatud vähemalt õigus- ja müügiosakonnad. Katri Lindau rõhutab, et digitaalsed protsessid on selleks, et toiminguid lihtsustada ning tänasel päeval on kaasaegsemaid viise dokumentidele allkirjade kogumiseks, kui edastada dokument digiallkirjastamiseks kellegi e-posti aadressile ning seda siis teadmata aja tagasi oodata. Kaasaegsed lahendused võimaldavad allkirju nii organisatsiooni sisestelt kui kolmandatelt osapooltelt koguda viisil, mis ei nõua allkirjastajalt muud, kui vaid digiallkirjastamise vahendi olemasolu ning paari minutit.

Ettevõtted lähevad iga päevaga aina enam üle digitaalsetele protsessidele, ennekõike eesmärgiga kohanduda kaugtööga ning tõhustada oma protsesse, aga ka säästmiseks administratiivkuludelt ning laiemas mõttes ka püüdes kasutada säästlikult loodusressursse.